公文是黨政機關、企事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成和使用的具有法定效應和規范體系的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
公文既包括黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文，也包括專用公文（紅頭文件），還有信息類、簡報類、禮儀類、講話類等非規范性公文，其特定體式，正式、嚴肅、規范；具有針對性、政策性、指導性等特征。
公文構成：由［文單］、［正文］和［附件］構成。
公文流轉：由［發文］、［收文］和［交換］三部分構成。（簽報不需要進行公文交換）
軟件協同辦公平臺從以下幾個方面進行了公文管理的設計：
協同辦公平臺提供公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉機制，通過流程模版和流程節點保證公文流程，確保在組織機構變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；通過節點權限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規格式公文，并形成手工文單歸檔；通過公文交換送達到各個單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準確。公文管理涵蓋了收文管理、發文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統計、公文檔案等幾個部分，實現了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發簽、流轉過程和文件歸檔存放、查詢、統計等管理功能，同時也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。同時采用Office控件實現自動生成公文正文及發文稿紙，控制各流程步驟的相應修改權限及正文、公章不可編輯下載，自動歸檔等。
辦公平臺公文管理提供簽報管理功能，實現公文流轉，無需進行公文交換。可以根據實際工作需要，使用簽報功能進行請假、報銷、工作報告等工作處理。
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